High-End-DMS als Open Source

Die bitfarm Informationssysteme GmbH, die mit ihrem Produkt „bitfarm-Archiv Enterprise Edition 3.5.4“ beim diesjährigen INNOVATIONSPREIS-IT 2014 in der Kategorie „DMS“ als Gewinner hervorging, setzt auf hochwertiges Dokumentenmanagement gepaart mit modernem Zeitgeist.

Herr Schneider, was ist aus Ihrer Sicht das Innovative an Ihrer IT-Lösung?
Das Innovative an bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist sicherlich die Kombination aus kompletter DMS- und ECM-Funktionalität, benutzerfreundlicher und intuitiver Oberfläche, weitreichende Automatisierungs- und Anpassungsmöglichkeiten, leistungsstarker Texterkennung und Schnittstellen zu den meisten ERP- und Warenwirtschats-, Office- und E-Mail-Programmen. Das Ganze komplett als qualitativ hochwertige Open Source-Software unter der GPLv2-Lizenz verfügbar zu machen, ist einzigartig.

Welche Vorteile bietet Ihre Lösung mittelständischen Unternehmen?
Mit bitfarm-Archiv DMS können mittelständische Unternehmen die tägliche Dokumenten- und Informationsflut in den Griff bekommen. Unsere DMS-Lösung dient nicht nur der Archivierung von Papierbelegen, E-Mails, Office-Dokumenten, Zeichnungen und PDFs, sondern die Dokumente werden auch vollständig und automatisch indiziert, so dass der spätere Zugriff in Sekundenschnelle funktioniert. Damit wird nicht nur der Platz für die herkömmliche Aktenablage eingespart, auch der Dokumentenzugriff beschleunigt sich unternehmensweit dramatisch. Durch Methoden wie „frühes Erfassen“ von Belegen verringert sich die Möglichkeit eines Dokumentenverlusts auf nahe gegen Null, was weiter Kosten reduziert. Auch sind Belege bereits während der Bearbeitung von anderen Benutzern im DMS auffindbar, was bei klassischem, papiergebundenen Workflow immer wieder ein Problem darstellt.

Können Sie uns die Lösung etwas näher beschreiben? Was kann diese leisten?
Unsere Software implementiert die Kernthemen des elektronischen Dokumentenmanagements – Erfassung, Ablage, Archivierung, Versionierung, Workflow, DLM. Haupteinsatzgebiet sind Verwaltungen mittelständischer Unternehmen im deutschen und englischen Sprachraum. Am häufigsten wird bitfarm-Archiv verwendet für den Posteingang, den Rechnungsworkflow, Einkauf- und Bestellwesen, die revisionssichere Archivierung von ERP-Dokumenten, die E-Mail Archivierung gemäß der gesetzlichen Vorgaben, Qualitätsmanagement, Vertragsverwaltung, das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten sowie die digitale Personalakte.

Wie wichtig ist die Teilnahme an Wettbewerben wie dem INNOVATIONSPREIS-IT für den Mittelstand? Welche Rolle spielt das Thema „Innovation“?
Wettbewerbe wie der INNOVATIONSPREIS-IT bieten eine gute Möglichkeit, die interessierte Öffentlichkeit auf eigene, besonders innovative Lösungen aufmerksam zu machen. Wichtig finden wir auf diesem Weg vor allem ein unabhängiges Feedback für die eigene Arbeit zu bekommen. Das ist eine andere Qualität, als z.B. klassische Kundenumfragen. Innovation ist in der globalisierten Welt für den deutschen Mittelstand überlebenswichtig und sollte neben ausgezeichneter Qualität das Markenzeichen für Produkte „Made in Germany“ sein.